Assegnazione multipla dei veicoli aziendali: gestire più conducenti per veicolo con EmeFleet
Nella realtà operativa di molte aziende, un veicolo non ha un solo conducente. Turni diversi, sostituzioni per ferie, utilizzo condiviso tra reparti: scenari quotidiani che i software di fleet management tradizionali non gestiscono, costringendo i fleet manager a soluzioni improvvisate.
Da oggi EmeFleet supporta nativamente l’assegnazione multipla simultanea: più conducenti possono essere assegnati allo stesso veicolo contemporaneamente, ciascuno con il proprio verbale di accettazione digitale e la propria data di assegnazione.
Come funziona l’assegnazione multipla
Quando apri la scheda di un veicolo, la sezione Assegnazioni Conducenti mostra ora tutti i conducenti attualmente assegnati, non solo l’ultimo. Per ogni conducente attivo vedi:
- Nome, cognome ed email
- Lo stato di accettazione del verbale di consegna
- La data di inizio assegnazione
Aggiungere un conducente aggiuntivo è immediato: selezioni l’autista dal menu, confermi i dettagli di consegna (chilometri iniziali, livello carburante, note), e la nuova assegnazione si affianca a quelle esistenti senza interromperle.
Accettazione digitale e prova firmata offline
L’assegnazione di un veicolo aziendale ha valore legale. Per questo ogni conducente deve accettare formalmente le condizioni di consegna. EmeFleet supporta ora due modalità:
- Firma in app (
app_signature): il conducente accetta il verbale direttamente dall’interfaccia mobile, e l’accettazione viene registrata con data, ora e identificativo utente. - Caricamento prova offline (
offline_upload): per le aziende che preferiscono la firma cartacea, il fleet manager può caricare il PDF del verbale firmato direttamente nella scheda di assegnazione. Il sistema calcola automaticamente l’hash SHA-256 del file come prova di integrità del documento.
Ogni assegnazione mostra lo stato corrente: In attesa di accettazione, Firmato in app, o Prova offline caricata. Il fleet manager sa sempre quali verbali sono regolarizzati e quali no.
Avviso di conformità per uso condiviso
L’assegnazione multipla introduce uno scenario normativo da presidiare: l’uso personale esclusivo di un veicolo per oltre 30 giorni consecutivi può richiedere adempimenti specifici presso la Motorizzazione (come l’immatricolazione temporanea).
Quando più conducenti sono assegnati allo stesso veicolo, EmeFleet mostra un avviso di conformità che ricorda al fleet manager di verificare la natura dell’utilizzo — uso condiviso alternato o uso esclusivo — e di consultare un consulente legale in caso di dubbi.
Controlli di conformità all’assegnazione
Prima di completare un’assegnazione, EmeFleet verifica lo stato di conformità del conducente selezionato: patente in corso di validità, CQC non scaduta, foto della patente caricate. Se emergono anomalie, il sistema mostra un avviso e chiede conferma prima di procedere, evitando che un conducente non in regola venga messo alla guida per errore.
In sintesi
La gestione dei veicoli condivisi non richiede più fogli Excel paralleli o assegnazioni forzate che cancellano quelle precedenti. Con l’assegnazione multipla simultanea, l’accettazione digitale del verbale e il caricamento della prova firmata offline, EmeFleet copre l’intero flusso di assegnazione — dalla consegna del veicolo alla prova documentale della regolarità.